Qu'est-ce que la méthode Kaizen ?

En vous documentant sur l'une des entreprises que vous avez ciblées dans votre recherche d'emploi, vous découvrez qu'elle a adopté le système Kaizen. Quelle est la définition de la méthode Kaizen ? Issu de la fusion des deux mots japonais kai (changement) et zen (meilleur), ce terme désigne une démarche basée sur l'amélioration continue des process de travail par des petits changements quotidiens. C'est un état d'esprit, une philosophie de développement, plus qu'un outil ou une méthode. Pour vous aider à y voir plus clair dans cette approche, voici une photographie de ses principales caractéristiques...

Qu'est-ce qu'une démarche d'amélioration continue ?

Parmi les différents types de management utilisés par les entreprises, l'amélioration continue fait partie des grands principes de la norme ISO 9001 du Système de Management de la Qualité. La démarche d'amélioration continue repose sur des actions concrètes, permanentes et durables visant à améliorer de façon graduelle et progressive le fonctionnement global d'une entreprise. Le principe est de se focaliser chaque jour sur la résolution des problèmes par de petits gestes quotidiens, peu onéreux et faciles à mettre en place.

L'amélioration continue vise à ne pas se satisfaire de l'existant, et à faire toujours mieux. C'est donc un état d'esprit global à communiquer à l'ensemble des collaborateurs, qui doivent apprendre à travailler ensemble sur des objectifs donnés.

Elle implique plusieurs impératifs incontournables : une implication forte de la direction et de l'encadrement ; une participation active des collaborateurs ; l'utilisation de faits concrets, tangibles et mesurables ; l'adaptation de la méthode à chaque problématique rencontrée.

La méthode kaizen est l'un des outils de gestion de la qualité utilisés pour mettre en place le principe de l'amélioration continue.

Définition de la méthode Kaizen : son histoire et ses principes

La méthode kaizen, née dans les entreprises japonaises

La méthode kaizen en entreprise a été créée au cours des années 1950 dans le secteur industriel, au cœur des usines Toyota. Il était alors question de lean manufacturing, méthode de management visant à éliminer le gaspillage et à améliorer les performances.

Elle a ensuite été diffusée partout dans le monde, notamment grâce à la création en 1985 du Kaizer Institute pour aider les entreprises à se familiariser avec la démarche. Son prolongement actuel, le lean management (ou management agile) est utilisé dans de multiples secteurs.

Les grands principes de la philosophie kaizen

La mise en place d'un projet ambitieux ou d'un changement radical au sein d'une entreprise peut être vécue comme décourageante par les équipes, et par conséquent contre-productive. Afin de contourner cette résistance au changement, l'idée est de décomposer la démarche en "petits pas". Ces petites actions concrètes sont plus faciles à accepter et à mettre en place, moins coûteuses et plus productives sur le long terme. La méthode kaizen est un processus qui privilégie la voie lente à la voie rapide, en remplaçant la pression et le stress par l'expérimentation et l'échange.

La "philosophie kaizen" valorise l'intelligence et l'inventivité collectives en sollicitant les idées de chacun pour améliorer progressivement les processus. C'est une démarche coopérative qui nécessite l'adhésion et l'implication de tous les membres d'une équipe. L'amélioration continue doit devenir un réflexe systématique et durable, et chaque collaborateur doit s'investir avec le groupe pour réfléchir constamment à des pistes d'amélioration.

Les maîtres-mots du Kaizen résument la démarche : remise en question des pratiques, recherche de l'amélioration, responsabilisation et proactivité des membres de l'équipe, mise en place d'objectifs réalistes et de procédures claires, suivi collectif des actions. 

Les 5 clés du Kaizen

La démarche kaizen va bien au-delà des problématiques de gestion du temps et d'organisation au travail, dont les formations fleurissent au sein des entreprises. La première étape de la méthode kaizen en entreprise est d'identifier le problème ou le point à améliorer. Pour le résoudre ou l'optimiser, le système kaizen fait appel à nombreuses méthodes, parmi lesquelles on peut retenir 5 techniques principales :

• La méthode des 5 S : son but est d'améliorer l'espace de travail pour gagner en efficacité, en temps et en énergie, tout en diminuant les risques d'accidents et en améliorant la qualité. Les 5 S correspondent à 5 mots japonais : seiri (éliminer l'inutile dans l'espace de travail), seiton (ranger), seiso (nettoyer), seiketsu (ordonner) et shitsuke (faire preuve de rigueur, base de la démarche qualité).
   
• La méthode des 5 pourquoi : afin de remonter à la source de la source des problèmes, on se pose 5 fois la question "pourquoi" autour d'une problématique précise.
   
• La roue de Deming (ou cycle PDCA) :  méthode en quatre étapes (plan : préparer, planifier les actions  ; do : développer, réaliser ; check : contrôler, vérifier ; act ou adjust : agir ou ajuster) qui permet de tester dans un temps réduit de nouveaux produits ou process et de les ajuster pour les optimiser au maximum. Le principe du cycle est de recommencer au début quand on a bouclé les quatre étapes.
   
• Le kanban : méthode de gestion des flux qui vise à réduire les délais de production en fournissant l'information aux équipes au moment adéquat, afin de ne pas les surcharger d'informations inutiles. Cette méthode du "juste à temps" consiste à réduire les stocks en produisant au juste moment uniquement ce qui est nécessaire, au lieu de pousser la fabrication sur la base de prévisions hypothétiques.
   
• Les rétrospectives : utilisation de rituels tels que le stand-up pour faire le point sur les productions  en cours (chaque membre de l'équipe, réunie debout et en cercle, s'exprime à tour de rôle sur ses réussites et les obstacles rencontrés).

Quand utiliser le Kaizen ?

La méthode kaizen en entreprise est utilisée quand celle-ci ambitionne de  passer d'un mode de gestion curatif à une démarche préventive. Elle permet d'améliorer la productivité, la qualité, les délais et les coûts, mais aussi la sécurité, les conditions de travail et la collaboration avec les partenaires. Les bénéfices sont multiples pour l'entreprise :

• Satisfaction des collaborateurs par leur implication directe dans l'amélioration des process ;
   
• Renforcement de la cohésion des équipes par le travail mené en commun ;
   
• Optimisation des processus et des tâches induisant une réduction des délais ;
   
• Satisfaction des clients par l'optimisation de la qualité ;
   
• Amélioration de la compétitivité, des performances et de la rentabilité.

Mais la portée de la philosophie kaizen est beaucoup plus large. Loin de se limiter au milieu industriel, elle s'applique également dans la vie de tous les jours, et elle a même investi la sphère du développement personnel. La méthode kaizen appliquée au bien-être utilise les mêmes techniques qu'en entreprise, notamment le cycle PDCA (planifier des actions, les mettre en place, évaluer les résultats, travailler sur les axes d'amélioration).

Alors, séduit, dubitatif ou réticent ? Que vous soyez ou non convaincu par cette approche, vous disposez au moins de quelques éléments d'information pour alimenter l'échange lors de votre éventuel entretien d'embauche !