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Conseils pour travailler efficacement

Comment être organisé dans son travail ?

3 minutes
Publié le 08/03/2022
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Pour beaucoup, bien organiser sa journée de travail relève parfois du véritable défi. On vous donne quelques astuces pour le relever.

Certes, l’organisation n'est sans doute pas en vogue comme l'agilité, ni aussi flamboyante que la créativité. Mais sous ses airs très raisonnables, la capacité d'organisation se révèle une alliée précieuse dans le monde professionnel. Une récente étude de Pôle emploi la place même au premier rang des principales compétences recherchées par les recruteurs, devant la capacité d’adaptation et l’autonomie. 

Pourquoi faut-il être organisé dans son travail ?

Avoir le sens de l'organisation vous permettra de travailler plus sereinement et, surtout, plus efficacement. Vos journées seront optimisées, ce qui vous permettra d'être apprécié tant par vos collègues que par vos supérieurs hiérarchiques.

Être organisé est une aptitude faisant partie des « soft-skills » très recherchés par les entreprises. Particulièrement parce qu’avec la digitalisation de l'économie et les changements de pratiques qui en ont découlé, elles réinterrogent de plus en plus leur capacité à mieux gérer leur temps. Et privilégient donc l’embauche de collaborateur parfaitement organisés.

Comment mettre de l'organisation dans son travail ?

La priorité des priorités ? Bien gérer votre agenda, LE point essentiel pour une bonne organisation.

 

Planifier ses journées

Nombre de coachs d’entreprise s’accordent à le dire : il est illusoire de bien vouloir gérer son temps sans avoir une vision d'ensemble sur les événements à venir.

Agenda papier ou électronique, peu importe. L’important, c’est d’avoir un support où noter vos missions à venir, vos différents rendez-vous prévus, les réunions auxquelles vous ne pourrez pas échapper... En revanche, fuyez-les post-it. Vous finirez forcément par les accumuler. Dès lors, il sera très compliqué de vous y retrouver.

Autre point d’attention : les mails. Les cadres consacrent plus de 5 heures par jour à les lire, les trier et à y répondre. Dans le même temps, 43 % des employés sont interrompus au moins toutes les dix minutes par un courriel. Ce qui, avec la généralisation du télétravail, ne risque pas de changer. D’où cette nécessité : instaurez-vous des moments pour les gérer (par exemple, 10 minutes en arrivant le matin, 10 minutes en début d’après-midi et 10 minutes avant de quitter votre bureau). Et, si possible, coupez le son de votre ordinateur. De cette manière, vous ne serez plus distrait pas les bips sonores émis lors de la réception d’un courrier électronique.

 

Apprendre à prioriser

Cela vous permettra de ne plus perdre de temps avec des tâches inutiles et/ou qui pourraient être déléguées. En bonus, vous réduirez votre stress, en finirez avec la procrastination et gagnerez donc en efficacité.

Dès lors qu’un nouveau dossier ou projet arrive, mieux vaut prendre quelques minutes pour évaluer son importance plutôt que son urgence. Eisenhower aimait à répéter que « les choses urgentes sont rarement importantes, et les choses importantes sont rarement urgentes ». Difficile de contredire le 34ème Président des États-Unis, réputé pour son extraordinaire productivité.

 

Évaluer le temps nécessaire pour chaque tâche

Pour avancer régulièrement dans vos projets, il est nécessaire d’estimer précisément combien de temps demandera chacune de vos tâches. Pour ce faire, prenez l’habitude de « timer » vos différentes activités.  Vous pourrez ainsi vous y référer plus tard, lorsqu’une situation semblable apparaîtra.

Pour les nouvelles activités, regardez si vous avez déjà fait quelque chose de similaire. Cela vous servira de référence. Surtout, gardez en tête la loi de Parkinson : « Nous prenons presque toujours tout le temps qui nous est accordé pour accomplir une tâche, et ce même si elle peut être terminée plus rapidement ».

En d’autres termes, le temps nécessaire pour réaliser une tâche est bien plus flexible qu'il n'y parait.

 

Se fixer des objectifs concrets et atteignables 

Vouloir montrer sa motivation en s’impliquant dans son travail (particulièrement lorsque l’on débute dans la vie active) est une attitude parfaitement normale. Mais attention à ne pas confondre « faire les choses rapidement » et « faire les choses efficacement ».

Concrètement, lorsque vous êtes sur le point d’établir vos objectifs de la semaine ou du mois, restez réalistes en faisant bien attention à ne pas programmer plus de tâches que vous pouvez réellement en faire.

A défaut, vous risquez de bâcler votre travail tout en vous collant une pression intenable. Tout sauf productif.

 
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