Comment mieux travailler en open space ?

L’open space est un modèle d’environnement de travail privilégié par de nombreuses entreprises.  Mais si beaucoup de salariés en sont friands, d’autres peinent à s’y adapter. On vous donne quelques pistes pour y remédier.

Apparus aux États-Unis au milieu des années 1950, les open spaces – « plateaux ouverts » dans la langue de Molière – sont des surfaces de travail totalement décloisonnées. Objectif :  faciliter les interactions entre collaborateurs.

Aujourd’hui, 21 % des salariés français travaillent au sein d’un open space (34% en Île-de-France, 18% en province). Un chiffre encore loin de ce qui se fait outre-Atlantique – où plus de 70 % des salariés travaillent dans des entreprises ayant fait fi de toute partition (murs, portes, cloisons) entre les bureaux –, mais dont la progression est constante. Sauf qu’a en croire une récente étude, cela ne fait pas plaisir à tout le monde.

Menée auprès de quatre générations d’actifs, cette dernière dévoile en effet que 99 % des personnes travaillant dans un open space déclarent être régulièrement distraites (que ce soit par des discussions continues, des reniflements, des éclats de rire, le bruit des claviers, etc.). Ce qui n’est pas sans conséquences sur leur productivité : près d’un tiers des personnes interrogées affirment que ces distractions leur font quotidiennement perdre une heure (ou plus) de temps de travail. Du coup, elles compensent en travaillant plus rapidement... Sauf que là encore, cela n’est pas sans incidence : selon une troisième étude, cela accroit considérablement leur stress. 

Ajoutez à cela que 36% des salariés n’ayant pas de bureau attitré pensent que cela a une influence négative sur leur santé, et vous comprendrez pourquoi les open spaces sont de plus en plus décriés.

Alors, fini l’ère des open spaces ? Ce serait oublier qu’il existe de nombreux avantages à travailler dans ces nouveaux modes de travail.

Open spaces : les avantages

Tout d’abord, optimiser l’espace en abattant les cloisons – ou en s’économisant les coûts de leur construction –, c’est gagner des mètres carrés. Ce qui est tout sauf anodin pour les entreprises, particulièrement dans les grandes villes où les loyers sont souvent prohibitifs. 

Et alors que le schéma traditionnel en bureau individuel nécessite de se déplacer ou de s’écrire pour échanger entre collaborateurs, les espaces ouverts permettent logiquement de mieux communiquer. Ce qui favorise la réactivité des salariés et, in fine, une meilleure productivité des équipes. Sans compter que le travail en open space permet souvent d’appréhender de manière plus sereine les rapports hiérarchiques entre collègues. Cela permet également de rapidement créer des liens avec ses collègues quand on est nouveau dans une entreprise.

Open spaces : les bonnes pratiques

Outre la nécessaire installation par votre direction d’une salle de repos où vous pourrez réellement vous détendre lors de vos pauses et la mise à disposition d’au moins une salle de réunion indépendante, respecter certaines règles de bon sens agrémentera vos journées de travail en open space :

• Priorité des priorités : ne parlez pas trop fort. De cette manière, vos collaborateurs n’auront pas à faire de même pour se faire entendre ; 
   
• En cas d’absence (même celles n’excédant pas quelques heures), pensez à renvoyer votre ligne vers votre répondeur. Rien de plus énervant en effet qu’un téléphone sonnant dans le vide sans discontinuer. De la même manière, en cas d’appel personnel, sortez de l’open space ou rejoignez une phone box ;
   
• Même si la pause déjeuner est privilégiée en France, de plus en plus d’employés restent manger à leur poste. C’est votre cas ? Alors privilégiez les plats froids et/ou peu odorants... ;
   
• Évitez les déplacements sans intérêt. A la longue, ils stresseront vos voisins de bureau... ;
   
• La climatisation est très souvent une source de tensions dans les open spaces. D’où l’importance de la gérer en bonne intelligence avec vos collaborateurs ;
   
• Vous avez besoin de parler à Vincent dont le bureau est situé à l’autre bout du plateau ? Rangez votre hygiaphone et déplacez-vous ! ;
   
• Vous avez besoin de vous isoler pour être plus efficace ? Portez un casque audio ;
   
• Souriez autant que vous le pouvez !

Rien ne vous interdit non plus de demander à vos responsables de faire installer des panneaux d’isolation phonique entre les différents postes de travail ou, si vous en ressentez le besoin, de vous permettre de télétravailler quelques jours par semaine.

Pensez aussi à personnaliser votre bureau. Une décoration agréable, notamment l’ajout de plantes vertes ou de photos personnelles, rassure et déstresse. Mieux, d'une certaine manière, elle dévoile la personnalité de leur propriétaire et contribuent à faciliter les échanges entre collègues.