Tout ce qu'il faut savoir sur la prise en charge des frais de transport par l'employeur

Si vous occupez un emploi éloigné de votre domicile, vous savez que les frais de transport domicile-travail peuvent impacter votre budget, parfois lourdement depuis l'envolée du prix des carburants. Mais la loi impose à votre employeur de prendre en charge, au moins partiellement, les frais engagés pour vous rendre sur votre lieu travail, quel que soit le moyen de transport.  Quelles sont les aides possibles, et comment fonctionne la prise en charge des frais de transport par l'employeur ? On vous donne les grandes lignes.

Qui peut bénéficier d'une indemnisation des frais de transport ?

Que vous soyez salarié du privé (en poste ou stagiaire) ou agent de la fonction publique (titulaire ou contractuel), vous pouvez prétendre à une aide au transport. Les conditions d'indemnisation diffèrent cependant selon que vous utilisez votre véhicule personnel, les transports en commun ou un service de location de vélos.

Cette obligation s'applique quel que soit votre statut : en CDD ou en CDI, à temps complet ou à temps partiel. Pour un temps de travail inférieur à 17,5 heures par semaine (soit 75,83 heures par mois), le remboursement sera proportionnel au nombre d'heures de travail par rapport à un mi-temps.

Au même titre que les titres-restaurants, l'aide au transport fait partie des aides mises à la disposition des jeunes, et plus généralement de tous les salariés, pour faire face aux frais professionnels.

À savoir : dans la fonction publique, un périmètre géographique peut être exigé pour pouvoir bénéficier d'une aide. Votre administration vous dira tout lors de votre arrivée !

Quels titres de transport peuvent être remboursés ?

La loi a mis en place trois dispositifs pour le remboursement du transport des salariés, pour leur trajet résidence habituelle-lieu de travail : la prise en charge à 50 % des abonnements, la prime transport et le "forfait mobilités durables". Selon votre moyen de locomotion, cette prise en charge des transports par l'employeur est obligatoire ou facultative.

Prise en charge obligatoire des frais de transport par l'employeur

L'employeur est tenu de rembourser les frais de transports publics collectifs (train, bus, métro, tramway) ou de location de vélos. Dans le cadre de cette aide obligatoire, la prise en charge employeur est de 50 % du prix de l'abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel, sur la base d'un tarif 2^e classe pour le trajet le plus rapide en temps. Les titres à l'unité ne sont pas remboursables.

Pour les agents titulaires ou contractuels des trois fonctions publiques (d'État, territorial ou hospitalière), l'aide est également de 50 % des titres d'abonnement, dans la limite de 96,36 € par mois. En région parisienne, le montant est calculé sur la base des tarifs annuels du Navigo.

Prise en charge facultative des frais de transport par l'employeur

Si le salarié utilise son véhicule personnel, la prise en charge des frais de transport par l'employeur est facultative. Cette prime transport, destinée à compenser les dépenses de carburant ou d'alimentation d'un véhicule électrique, doit donc être prévue par un accord collectif ou une décision de l'employeur (relisez bien votre convention collective !). Par contre, si cette aide est mise en place au sein de l'entreprise, elle doit s'appliquer de la même façon pour tous les salariés.

Pour 2022 et 2023, son montant maximum est fixé à 400 € pour les frais de carburant (au lieu de 200 € précédemment), et de 700 € pour les frais d'alimentation des véhicules "propres" (électriques, hybrides rechargeable ou hydrogène).

Selon le Code du travail, deux critères d'éligibilité doivent être remplis pour en bénéficier :

• la résidence habituelle du salarié ou son lieu de travail se situent sur une commune non desservie par un moyen de transport collectif (ou en dehors de la région d'Île-de-France) ;
• l'utilisation d'un véhicule personnel est indispensable en raison d'horaires de travail spécifiques.

Mais, compte tenu du contexte actuel, ces deux conditions ont été supprimées pour 2022 et 2023. La prime de transport est donc étendue à tous les salariés, et peut même se cumuler avec l'abonnement aux transports publics (ce qui n'est théoriquement pas autorisé par le Code du travail). L'objectif de cette adaptation de la loi est d'encourager la multimodalité des moyens de transport. Par contre, le remboursement n'est pas envisageable si le salarié bénéficie d'un véhicule de service ou d'un logement de fonction, ou si l'employeur assure gratuitement le transport du salarié.

Dans le cadre de la prise en charge par l'employeur du transport, l'aide facultative s'applique également aux frais de transport alternatif, avec le forfait mobilités durables. Ce dispositif a été mis en place en mai 2020 pour inciter les salariés du privé ou du public à utiliser des moyens de transport plus vertueux : covoiturage, vélo (mécanique ou électrique), trottinette électrique, véhicule électrique ou hybride, ou tout "moyen de mobilité doux" proposé en libre-service (vélo, scooter, trottinette...).

À savoir : face à la crise du carburant, le législateur a relevé les plafonds d'exonérations sociales et fiscales des entreprises en cas de cumul prime transport/forfait mobilités durables, ou de cumul forfait mobilités durables/abonnement transport public.

Comment s'effectue le remboursement ?

Pour les aides obligatoires auxquelles sont tenues les entreprises (transports collectifs ou services publics de location de vélo), le salarié doit fournir une attestation d'abonnement, ou une attestation sur l'honneur pour une location de vélo. Le remboursement doit être versé mensuellement (même pour un abonnement annuel), et figurer sur le bulletin de paie. Il est exonéré d'impôt sur le revenu.

Quant à la participation facultative, la prise en charge des transports par l'employeur prend la forme d'une allocation forfaitaire sur présentation annuelle par le salarié d'un justificatif de paiement ou d'une attestation sur l'honneur. Dans le privé, le montant maximum du forfait mobilités durables est de 700 € par an (pour 2022 et 2023). Pour les agents des services publics, il varie selon le nombre de jours d'utilisation (100 € pour 30 à 59 jours ; 200 € pour 60 à 99 jours ; 300 € à partir de 100 jours).

À savoir : dans le cadre du plan national "Covoiturage du quotidien", une prime de 100 € a également été mise en place au 1^er janvier 2023 pour les primo-conducteurs qui se lancent dans le covoiturage de courte distance. Le versement s'effectue via la plateforme de covoiturage utilisée.