Rapport d'étonnement : comment faire ?

Vous venez d'intégrer un poste, et votre hiérarchie vous demande de rédiger un rapport d'étonnement ? Rien de surprenant, il s'agit d'une pratique qui se développe de plus en plus dans le milieu de l'entreprise. L'objectif de cet outil stratégique de management est de recueillir les premières impressions d'un nouveau salarié sur son environnement de travail. Comment faire un rapport d'étonnement constructif pour l'entreprise, tout en servant votre cause ? Voici quelques pistes et suggestions...

Pourquoi faire un rapport d'étonnement ?

Avant d'aborder la question méthodologique, il convient de définir le concept de rapport d'étonnement. Le principe est de demander, quelques semaines après le recrutement, les retours et observations d'un nouvel employé (quel que soit son statut), d'un salarié intégrant un nouveau poste au sein de l'entreprise, ou d'un collaborateur confronté à un changement d'organisation.

Le rapport d'étonnement est un outil de communication interne qui repose le plus souvent sur un écrit libre ou sur un questionnaire à remplir (élaboré en amont par le service Ressources Humaines), mais il peut également être mis en place sous la forme d'un entretien oral formel ou informel.

Cette note d'observation critique (qui porte sur le fonctionnement global de l'entreprise, l'ambiance de l'équipe, les missions confiées...) constitue un outil précieux pour le manager direct, les ressources humaines ou la direction. Les "points d'étonnement" relevés par le nouvel arrivant leur permettent en effet de faire d'une pierre deux coups : profiter d'un regard neuf et extérieur sur l'organisation interne, mais aussi évaluer les capacités et le potentiel du salarié. Faire un rapport d'étonnement est donc une étape à prendre au sérieux par les nouvelles recrues, car il peut être déterminant pour leur avenir dans l'entreprise.

Comment faire un rapport d'étonnement ?

Plusieurs étapes sont nécessaires pour réussir votre rapport d'étonnement, qui constitue un état des lieux de l'entreprise, mais aussi une opportunité pour vous faire remarquer et accélérer votre intégration.

Recueillir des informations :  une première lecture à froid

La première étape consiste à récupérer des informations (valeurs et culture de l'entreprise, fonctionnement global...). Ce journal de bord constituera une première lecture de la "matière" à analyser, une vue globale de l'entreprise. Observez votre contexte de travail sous toutes ses coutures, afin de recueillir le maximum d'éléments susceptibles d'alimenter votre écrit.

Rencontrez vos collègues proches, mais aussi des salariés d'autres services, en étant toujours transparent sur votre démarche : il s'agit bien de faire un rapport d'étonnement dans le cadre d'une intégration, et non de réaliser un audit. Pour étoffer votre contenu et lui donner suffisamment de substance, l'étude devra porter sur une période suffisamment longue (de l'ordre de quelques semaines). Pensez également à prendre des notes, cela vous permettra de ne rien oublier et de structurer plus facilement votre écrit.

Lors de ce travail d'investigation, vous devrez être particulièrement vigilant sur les aspects déontologiques. De même que vous ne citerez jamais les personnes, vous ne jugerez pas les modes de fonctionnement de l'entreprise. Ces erreurs rédhibitoires vous desserviraient à coup sûr. Vous devrez donc déployer des qualités de diplomatie en pesant vos mots, en usant du conditionnel et en ne lançant pas d'affirmations péremptoires... même si votre sincérité doit en pâtir !

Organiser ses notes et faire une deuxième lecture pour approfondir

Après cette phase d'enquête, il faut trier, organiser et hiérarchiser ses notes. Dans l'élaboration de rapports d'étonnement, c'est cette deuxième lecture qui permet d'entrer dans la phase d'analyse et d'avancer vers la mise en forme.  

La règle de base, dans la rédaction du rapport d'étonnement, est d'adopter une posture positive et bienveillante. On vous demande de poser un regard critique sur l'organisation interne de votre lieu de travail, mais il doit avant tout être constructif. Faire un rapport d'étonnement, c'est donc être aussi force de proposition. Repérer les axes d'amélioration, insuffler de nouvelles idées, suggérer des conseils pratiques : autant de remarques utiles qui peuvent faire évoluer une culture d'entreprise.

Gardez toujours à l'esprit que ce travail doit être un outil diagnostic en vue de l'optimisation d'une organisation. Vous devez donc vous poser en tant qu'acteur et contributeur susceptible de faire évoluer un environnement professionnel. C'est également pour vous un outil d'intégration et de reconnaissance, qui vous permettra de démontrer votre motivation et de déployer votre créativité. En somme, un atout potentiel pour faire votre place...

Formaliser un livrable

Pour faire un rapport d'étonnement sous forme d'un écrit libre, limitez-vous à un maximum de 2 ou 3 pages. Dans un premier temps, évoquez le processus de recrutement et la phase d'accueil tels que vous les avez vécus et ressentis, avant de lister ce que vous avez observé sur le plan de l'organisation globale et dans le périmètre de votre poste (ce qui vous semble fonctionner et dysfonctionner, les questions que vous vous posez, les zones d'ombre...). Proposez ensuite des solutions en apportant des idées innovantes, afin de faire de ce rapport un véritable outil d'évolution, d'intégration, de valorisation et de reconnaissance.